WORKFLOW OVERVIEW

オルイン 業務ワークフロー全体図

2026.06.25 ヒアリングに基づく現状業務の可視化と自動化方針

6-7冊
紙媒体 発行数 / 年
9回
リアルセミナー / 年
12-14回
ウェビナー / 年
~13本
報告書 / 1号あたり（紙）
100件+
アンケート回答数（紙）
手作業
自動化候補
AI活用候補
人的チェック必須
成果物
0
報告書タイプ一覧
オルインの業務で作成する3種類の報告書と優先度
報告書タイプ頻度報告書数 / 回回答数特徴優先度
紙媒体 広告評価年6-7回~13本（各社別）100件+ 記事広告・ビジュアル広告別に評価。前半=各社固有、後半=全社共通 最優先
リアルセミナー年9回1本（全社共通）30-40件 複数セッション。登壇した協賛社のみに送付 中
ウェビナー年12-14回1本（全社共通）30-40件 1セッション・ほぼ1社提供。Zoom投票結果あり 低
1
セミナー共通：集客〜受付管理 セミナー前
リアルセミナー・ウェビナー共通の事前フロー
集客
1
DM発送
紙のダイレクトメールを発送先リストに基づき送付。リストは概ね固定
→
2
メルマガ配信
セミナー案内をメールマガジンで配信
→
3
Webサイト告知
セミナー専用ページを作成・公開
↓
申し込み受付・管理
4
Zohoフォームで受付
セミナーごとに1フォーム作成。参加者が直接入力して申し込み。ZohoのDBに蓄積
Zoho
→
5
週1回 CSVダウンロード
ZohoからCSVを落とし、エクセルの原本シートに転記。追加分を都度反映
Zoho → Excel
→
6
社名整形
略称・誤記・漢字不一致を修正し、同一企業を名寄せ
Excel
↓
クライアント報告（セミナー前）
7
申込者リスト作成
法人名＋申込人数の一覧表を作成。個人名は非掲載。フォーマットは固定
Excel
→
8
PDF化・送付
エクセルをPDF化し、週1回クライアント（協賛社）にメール送付
→
9
リマインドメール
申込者に対してセミナー前にリマインドメールを送信

個人情報管理ルール：Zohoにデータを置きっぱなしにせず、アクセス制限されたフォルダに格納。特定メンバーのみ閲覧可能

2
リアルセミナー：アンケート〜報告書 セミナー後
会場開催セミナー（年9回）/ 複数セッション / 報告書は全社共通1種類
アンケート回収
1
アンケート依頼
セミナー当日中にメルマガでアンケート依頼を送信。Zohoフォームで受付
Zoho
→
2
回答受付（~7日間）
受付期間は約7日間。実際は翌日・翌々日で8割以上が回答。短縮も検討中
Zoho
→
3
CSVダウンロード・整形
ZohoからCSVダウンロード。個人情報を除去し、社名のみ残して集計用エクセルに転記
Zoho → Excel
↓
集計・報告書作成
4
セッション別集計
セッションごと（3-4本）に4段階評価を集計。セッション数の変動により毎回関数を調整
Excel（関数）
→
5
コメントチェック
誤回答（別セッションへの記入ミス）・誤字脱字・不適切コメントを目視確認・修正
→
6
報告書作成（パワポ）
評価グラフ＋コメント一覧＋会場写真をパワポ雛型に配置
PowerPoint
↓
送付・営業
7
PDF化・クライアント送付
全社共通1種類の報告書をPDF化し、登壇した協賛各社へ送付
→
8
フィードバック訪問・商談
報告書をもとに協賛社を訪問。評価結果のフィードバック→次回案件の商談へ接続

所要期間：開催日から約12-13日で報告書完成・送付（アンケート回収7日＋集計・作成5-6日）
回答数：30-40件程度 / 報告書：全社共通1種類
協賛ランク：登壇できる協賛（高額）と名前のみの協賛（低額）があり、報告書は登壇社のみに送付

3
ウェビナー：アンケート〜報告書 ウェビナー後
Zoomウェビナー（年12-14回）/ 1セッション / ほぼ1社提供 / 報告書1種類
アンケート回収
1
アンケート依頼
ウェビナー当日中にメルマガ送信。Zohoフォームで受付
Zoho
→
2
CSVダウンロード・整形
回答締切後、ZohoからCSV取得。個人情報除去
Zoho → Excel
→
3
Zoom投票結果の取得
ウェビナー中のリアルタイム投票結果をZoomから取得し、報告書に反映
Zoom
↓
集計・報告書作成
4
評価集計
1セッション分の4段階評価を集計。円グラフ用データを作成
Excel（関数）
→
5
コメントチェック
「特になし」等を除外。目視で文章を整え、誤字修正
→
6
報告書作成（パワポ）
評価グラフ＋コメント＋Zoom投票結果をパワポに配置
PowerPoint
↓
送付・営業
7
PDF化・クライアント送付
報告書をPDF化し、協賛社（基本1社）へ送付
→
8
フィードバック・商談
評価結果のフィードバック→次回案件の商談へ接続

リアルセミナーとの違い：セッション1個、ほぼ1社提供、Zoom投票結果の反映あり、報告書1種類で完結

4
紙媒体：広告評価アンケート〜報告書 最優先
年6-7冊発行 / 各社ごとに報告書作成（1号あたり~13本）/ 回答100件超
発行・アンケート回収
1
雑誌発行
月末に発行。複数誌が対象
→
2
アンケートフォーム作成
発行前（中旬頃）にページ立て確定後にZohoフォームを作成。広告数により質問項目が変動
Zoho
→
3
アンケート回収（~1ヶ月）
発行翌月いっぱいかけて回収。回答者には謝礼送付あり。回答数100件以上
Zoho
↓
データ準備
4
CSVダウンロード
ZohoからCSVを取得。マルチアンサーはカンマ区切りで1セルに格納される仕様
Zoho → Excel
→
5
個人情報除去・整形
個人情報を除去し、集計に必要な社名・評価・コメントのみに整形
Excel
→
6
社名整形・名寄せ
略称・誤記を修正し、同一企業を名寄せ。正しい社名への変換
Excel
↓
集計
7
広告評価の集計
各社広告への4段階評価を集計。記事広告とビジュアル広告で分けて集計。広告数変動により毎回関数を書き換え
Excel（関数）
→
8
ベスト選択の集計
「印象に残った企業」のベストツー（広告数が多い場合）or ベストワン（少ない場合）を集計。得票率を算出
Excel（関数）
→
9
コメント抽出・分類
各社を選んだ回答者のコメントを企業別に抽出。他設問からの該当企業コメントも追加抽出
Excel
10
「関心を持てなかった」集計
関心を持てなかった企業の選択結果を集計（ワースト1）
Excel
→
11
編集記事の評価集計
編集記事に対する評価・要望を集計。全社共通パート用
Excel
→
12
追加質問の集計
編集部が追加した独自質問を集計。報告書には不掲載だが企画参考として使用。項目数は号ごとに変動
Excel
↓
チェック（中間）
13
編集部チェック
集計データを編集部に確認。数値の正確性、コメントの誤回答（別設問への記入ミス）、誤字脱字を目視チェック
→
14
コメント修正
誤った設問に入力されたコメントを正しい位置へ移動。広告番号の間違い修正。文体の統一
↓
報告書作成（各社ごと）

前半：広告評価パート（各社固有）

15
各社グラフ・表の作成
4段階評価の棒グラフ、得票率、相対評価をパワポ雛型に差し替え。記事広告・ビジュアル広告で別々に作成する場合あり
PowerPoint（雛型）
16
各社コメント配置
その企業を選んだ回答者のコメント＋他設問での言及コメントを配置。該当企業の行をハイライト

後半：編集記事パート（全社共通）

17
編集記事の評価・要望
今後の特集テーマへの要望、記事への印象など。全社共通内容のため1回作成して使い回し
PowerPoint
↓
最終チェック・送付
18
最終チェック
報告書1社分を作成→チェック通過後、残り各社分に展開。前半＋後半を結合
→
19
各社分の報告書生成
前半パートを各社ごとにカスタマイズし、共通の後半パートとPDFで結合。計~13本
PowerPoint → PDF
→
20
クライアントへ送付
各社ごとの報告書PDFをメールで送付
↓
営業活動
21
フィードバック訪問・次回商談
報告書をもとにクライアントを訪問。評価結果のフィードバック→次号の広告出稿の商談へ接続。フィードバックの早期化が営業サイクル短縮に直結

ボトルネック：集計〜報告書作成の工程。100件超のデータを企業別に分解し、約13本の報告書を手作業で作成
効率化の狙い：フィードバック早期化 → 営業サイクル短縮 → 商談回数増加・確度向上
改善方針：エクセル上で報告書を完結させてPDF化（パワポ転記を省略）/ 広告評価パートと編集記事パートでワークフロー分離 / 中間チェックポイント設置
項目の変動要因：広告数（ベストツー or ベストワン）、記事広告・ビジュアル広告の掲載有無、編集部追加質問の有無

5
ロードマップ（紙媒体 自動化）
自動化のターゲットはオルイン 9月末発行号

6月末発行号

7月中にアンケート回収。このデータ（CSV＋報告書）をPFSに共有し、先行検証に使用

検証用データ

8月末発行号（別誌）

従来通り手作業で対応。別の雑誌のため直接の自動化対象外

手作業

9月末発行号（オルイン）

10月にアンケート回収→11月に自動化を適用して報告書作成。本番適用を目指す

本番適用目標
株式会社ピースフラットシステム
想研様 オルイン業務ワークフロー全体図 | 2026.06.25 ヒアリングに基づく